Na początku biznesowej drogi zostaje wybrana określona forma prowadzenia działalności w oparciu o np. którąś spółkę prawa handlowego. Wraz z rozwojem tej działalności dotychczasowa forma może nie być już optymalnym wyborem i wówczas warto zastanowić się nad dokonaniem jej zmiany.
Czym jest przekształcenie spółki?
Co do zasady przekształcenie jest zmianą formy funkcjonowania podmiotu na rynku gospodarczym, wyróżnić należy spółkę przekształcaną, czyli taką, którą chce się przekształcić, jak i spółkę przekształconą, czyli efekt tego procesu. Przekształcenie powoduje wiele zmian, w tym firmy w rozumieniu nazwy, bo należy podać odpowiednią końcówkę w nazwie, czy to np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) czy inna, ale faktycznie podmiot pozostaje ten sam. Spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie dawnej firmy obok nowej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej”, przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia w sytuacji, gdy zmianie uległa nazwa poza zmianą wynikającą z samego przekształcenia.
Przepisy regulujące kwestie przekształceń zawarte zostały w Kodeksie spółek handlowych w artykułach od 551 do 584(13) włącznie.
Jakie spółki mogą być przekształcane?
Żeby odpowiedzieć na to pytanie należy wskazać, że istnieją spółki cywilne oraz handlowe. Spółki handlowe natomiast mogą być osobowymi albo kapitałowymi. Co do zasady przez spółki osobowe należy rozumieć spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne, a w zakres spółek kapitałowych wchodzą spółka akcyjna oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Od niedawna (od 1.07.2021 r.) z grona spółek kapitałowych wyróżnić jeszcze należy prostą spółkę akcyjną.
Znając już rodzaje spółek można stwierdzić, że spółka cywilna może zostać przekształcona w handlową np. spółka cywilna w spółkę z o.o., a handlowa w inny rodzaj handlowej np. przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o. Nie ma jednak możliwości by przekształceniu uległa spółka handlowa w spółkę cywilną. Warto wspomnieć o innym rodzaju ograniczeń w przekształceniach, a mianowicie, spółka w likwidacji w sytuacji, gdy rozpoczął się podział jej majątku nie może zostać przekształcona. Analogicznie podobnym ograniczeniem jest przypadek wydania postanowienia o ogłoszeniu upadłości spółki. Niemożność przekształcenia wystąpi również, gdy upadłość nie została ogłoszona z uwagi na brak dostatecznego jej majątku do tego koniecznego. Ustawa wyróżnia jeszcze inne ograniczenia tutaj nie przytaczane.
Co się dzieje z prawami i zobowiązaniami przekształcanej spółki?
Zasada kontynuacji obowiązująca w takiej sytuacji powoduje, że spółka przekształcona przejmuje wszystkie prawa i zobowiązania spółki przekształcanej. Zasada ta ma na celu w szczególności zabezpieczenie szeroko rozumianych wierzycieli spółki.
Warto nadmienić, że NIP i REGON nie zmieniają się. Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.
Jak wygląda proces przekształcania spółek?
Temat jest bardzo szeroki, stąd w tym miejscu znajdą się jedynie wybrane najważniejsze etapy towarzyszące temu procesowi. Szczegółowe zasady zostały uregulowane we wspominanym już Kodeksie spółek handlowych. Co istotne procedura to uległa uproszczeniu, a wybrane przykłady z tego zakresu zostały wskazane w treści poniżej. Dodatkowo, rezygnacja ustawodawcy z pewnych wymogów (w określonych sytuacjach) może stanowić dodatkową zachętę do przeprowadzenia takiego przekształcenia.
Najważniejsze punkty procesu przekształcenia.
Zwyczajowo wyróżnia się trzy fazy procedury przekształcenia spółki. Pierwszą z nich jest faza przygotowawcza, kolejna to właścicielska, a trzecia to już faza rejestracji i ogłoszenia.
Zgodnie z przepisami co do zasady do przekształcenia spółki wymagane jest:
- sporządzenie planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta*;
- powzięcie uchwały o przekształceniu spółki;
- powołanie członków organów spółki przekształconej albo określenie wspólników prowadzących sprawy tej spółki i reprezentujących ją;
- dokonanie w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej.
Na etapie przygotowawczym ma miejsce m.in. sporządzenie planu przekształcenia i forma uchwały o jego przyjęciu. Pamiętać należy również o dołączeniu stosownych załączników do wspomnianego planu przekształcenia. W zależności od rodzaju spółki sporządzają go wszyscy wspólnicy przy spółkach osobowych, albo zarząd spółki, gdy mamy do czynienia ze spółką akcyjną. Przy spółce kapitałowej jednoosobowej taki dokument zawierany jest w formie aktu notarialnego.
W dalszym kroku biegły rewident oceniał otrzymany plan przekształcenia i składał do sądu rejestrowego swoją opinię, jednak po zmianie przepisów (zmienione przez art. 1 pkt 16 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. (Dz.U.2019.1655) zmieniającej ustawę z dniem 1 lipca 2021 r.) obowiązek ten został utrzymany już tylko w odniesieniu do spółki akcyjnej*.
Sam plan nie będzie jednak wystarczającym dokumentem, musi powstać również dokument zawierający ustalenia wartości bilansowej majątku spółki, która ulega przekształceniu oraz w przypadku przekształcenia spółki kapitałowej informacje w zakresie określenia wartości udziałów albo akcji wspólników. Do powyższego zestawu dokumentów trzeba pamiętać o dołączeniu uchwały o przekształceniu spółki, a także projekt umowy lub statutu spółki przekształconej wraz z wyceną jej majątku (w przypadku s.a.) oraz sprawozdaniem finansowym.
Gdy ten etap zostanie zakończony trzeba wykonać dalsze obowiązki również uzależnione od rodzaju spółki. Spółka osobowa zawiadamia wspólników i w wyniku tego zostaje podjęta uchwała o przekształceniu, natomiast przy spółce kapitałowej zwołuje się zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie.
Przed wspomnianą nowelizacją, gdy uchwała została podjęta, wspólnicy byli wzywani do złożenia oświadczeń o chęci uczestnictwa w spółce przekształconej, a po otrzymaniu tych oświadczeń nie było już przeszkód by powołać członków organów spółki. Po zmianie przepisu art. 553 § 3 Kodeksu spółek handlowych, z dniem przekształcenia wszyscy wspólnicy spółki przekształcanej stają się wspólnikami spółki przekształconej i takie oświadczenia nie są już składane.
Podjęcie uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy spółki przekształconej albo zawiązanie przekształconej spółki akcyjnej oraz powołanie organów spółki przekształconej. Przed nowelizacją przekształcenie kończyło się zawarciem umowy spółki lub przyjęciem statutu oraz wpisaniem jej do rejestru Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), toteż i w tym zakresie ustawodawca uprościł proces przekształcania spółki.
Dodatkowo informacja o przekształceniu spółki podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Wraz z wpisaniem do rejestru spółki przekształconej, ta przekształcana podlega z urzędu wykreśleniu z rejestru.
Wprowadzone zmiany przyspieszają proces przekształcenia spółek, a przez brak obowiązku korzystania z usług biegłego rewidenta w przypadku większości spółek, czynią ten proces również mniej kosztownym.