Współpraca między przedsiębiorcami często wymusza na partnerach ujawnianie informacji kluczowych dla funkcjonowania ich firm. Aby zapobiec wykorzystaniu informacji w sposób niezgodny z ustaleniami i utracie przewagi biznesowej warto należycie się zabezpieczyć. Temu właśnie służy klauzula poufności. Co powinno się w niej znaleźć?
Co powinno znaleźć się w klauzuli NDA?
Klauzula poufności (ang. Non-Disclosure Agreement) występuje w formie postanowienia stanowiącego część umowy o współpracy albo odrębnego kontraktu będącego załącznikiem do niej. Klauzulę poufności można wpleść w każdy rodzaju umowy, przepisy nie nakładają w tym zakresie żadnych ograniczeń.
Struktura NDA jest w zasadzie dowolna, choć warto pamiętać, że używanie zwrotów nieostrych i wyliczeń otwartych w praktyce najprawdopodobniej doprowadzi do tego, że ochrona informacji będzie nieskuteczna.
Aby mieć pewność, że interes przedsiębiorcy jest należycie chroniony warto zlecić sporządzenie umowy NDA kancelarii prawnej, która dopasuje jej brzmienie do specyfiki branży i okoliczności współpracy. Jakie elementy powinny znaleźć się w takim porozumieniu?
Określenie informacji, które strony uznają za poufne
Przede wszystkim strony powinny dokładnie opisać, które informacje są objęte tajemnicą. Nie wystarczy jedynie wymienić ich rodzajowo, jako dane biznesowe, ekonomiczne, prawne i technologiczne mające wartość gospodarczą. Konieczne jest sprecyzowanie, co dokładnie strony mają na myśli. W praktyce umowami NDA obejmuje się np.:
- konkretne dokumenty i załączniki do nich;
- pliki zawierające określone informacje;
- listy klientów;
- specyfikacje produktów lub substancji wykorzystanych do ich wytworzenia.
Minimalny standard ochrony informacji poufnych
Trudno mówić o zakazie ujawnienia danych kiedy przedsiębiorcy nie wiedzą, jak mają je chronić. Dlatego dobra umowa NDA powinna również określać działania jakie muszą podjąć strony, aby nie narazić się na zarzut złamania tajemnicy.
Z jednej strony podmiot, który udostępnia dane wie, kiedy może już dochodzić ochrony swoich praw. Z drugiej kontrahent dysponujący informacjami wie, jakie działanie może bezpiecznie podjąć.
W tym miejscu można wskazać np. konkretne parametry algorytmu szyfrującego lub poziom odporności sejfu na włamanie według norm PN-EN.
Zdefiniowanie naruszenia poufności
Kolejna sekcja umowy NDA powinna definiować, które konkretnie działania pozwalają na uznanie, że doszło do naruszenia poufności. Najprostszym sposobem jest wymienienie osób lub stanowisk, które mogą dysponować określonymi informacjami.
Za naruszenie poufności można uznać także wykorzystanie informacji w celu innym niż przewidziany przez strony.
Okres obowiązywania poufności
Czas obowiązywania poufności zwykle rozciąga się na okres współpracy stron, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedłużyć go poza te ramy. Warto jednak pamiętać, aby zawsze wprowadzać ograniczenie czasowe uzasadnione okolicznościami.
Zapis w umowie zgodnie z którym „Okres obowiązywania poufności strony ustalają jako nieokreślony” bardzo łatwo obalić przed sądem. W rezultacie ochrona gwarantowana przez NDA będzie całkowicie fikcyjna.
Sankcje za naruszenie klauzuli poufności
Ostatnią kwestią, o którą należy zadbać są sankcje za naruszenie klauzuli. Zazwyczaj jest to kara umowna, którą warto uzupełnić o możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. Sankcję finansową często uzupełnia się o możliwość wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Im mniej niewiadomych znajdzie się w umowie NDA, tym większa szansa, że przedsiębiorcy uda się skutecznie wyegzekwować roszczenie.
Czy brak klauzuli NDA wyklucza możliwość ochrony swoich praw?
W przypadku braku klauzuli lub umowy NDA przedsiębiorcy mogą dochodzić ochrony swoich praw w oparciu o ustawę o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Artykuł 11 ustawy przewiduje odpowiedzialność za ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Warto jednak pamiętać, że uzyskanie ochrony na gruncie ustawowym jest czasochłonne, a rezultat jest znacznie mniej pewny niż w przypadku dobrze skonstruowanej umowy NDA.