Wraz z decyzją o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, poza istotnymi elementami np. dotyczącymi przedmiotu działalności czy składu wspólników, należy jeszcze wybrać za pomocą której możliwości prawnej zostanie ona zarejestrowana.
Wybór formy rejestracji spółki z o.o.
Do wyboru jest opcja tradycyjna, czyli sporządzenie i zawarcie umowy spółki za pomocą aktu notarialnego i zgłoszenie spółki do KRS czyli Krajowego Rejestru Sądowego, ale można dokonać czynności zmierzających do wykonania zobowiązań formalnych elektronicznie. W tym celu zostanie wykorzystany elektroniczny wzorzec umowy, rejestracja nastąpi przez Internet.
Istotny aspekt dotyczący wyboru formy rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Obydwie metody mają swoich zwolenników i przeciwników, a poprawność wyboru zależeć może nie tylko od kwestii wygody czy szybkości, ale i innych indywidualnych czynników.
Należy mieć na uwadze, że rejestracja elektroniczna dotyczy umów spółek, w których wykorzystano wzorzec umowy, a więc w razie chęci wprowadzenia mniej standardowych rozwiązań w treści umowy, należałoby się zdecydować na formę tradycyjną dokonywania formalności. W każdym przypadku wątpliwości można i jest to rozsądne, by zasięgnąć porady specjalisty, unikając tym samym potencjalnych błędów. Dodatkową korzyścią jest również uzyskanie optymalnego rozwiązania dopasowanego do indywidualnych, konkretnych potrzeb.
Dla niektórych osób nie bez znaczenia może być również fakt konieczności posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź aktywnego konta w portalu ePUAP. Wymóg ten dotyczy każdego kto chce podpisać umowę spółki. Zatem to, że czynności można dokonać w formie zdalnej może, choć nie musi być ułatwieniem.
Konto w KRS jako pierwszy krok do rejestracji spółki
Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi ustawą od dnia 1 lipca 2021 roku zarejestrowanie spółki odbywa się wyłącznie elektronicznie. Z obowiązku tego wynika konsekwencja w postaci musu posiadania przez założycieli spółki konta w systemie KRS jeszcze przed rejestracją spółki przez Internet.
Trzeba pamiętać, że obligatoryjnym jest zarejestrowanie każdej spółki w KRS w terminie nie przekraczającym 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. Zatem posiadając już wspomniany kwalifikowany podpis elektroniczny bądź konto w ePUAP, trzeba jeszcze dysponować kontem w jednym z banków.
Utworzenie spółki i wykorzystanie systemu S24
Wraz z utworzeniem konta w Krajowym Rejestrze Sądowym można już przystąpić do sporządzenia umowy spółki z o.o. poprzez wykorzystanie wspominanego już jednolitego wzorca umownego.
Proces ten składa się z kilku logicznych elementów.
W pierwszej kolejności należy w systemie dodać przedsiębiorstwo, stosowny przycisk znajduje się w zakładce moje przedsiębiorstwa. Na tym etapie krystalizują się kwestie związane z nazwą firmy, jej siedzibą czy formą prawną.
Warto przed przystąpieniem do tego procesu mieć świadomość, że do umowy spółki należy załączyć kilka innych dokumentów nie generowanych przez system i za w czasu je sobie przygotować by stosowne skany móc samodzielnie do systemu wprowadzić. Należy zatem pamiętać o realizacji zobowiązania wynikającego z ustawy z dnia 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców i w tym zakresie sporządzić oświadczenie czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu przepisów tej ustawy. Dwa pozostałe dokumenty to lista adresów do doręczeń osób reprezentujących spółkę, likwidatorów lub prokurentów, a także lista adresów do doręczeń członków organu lub osób uprawnionych do powoływania zarządu.
Wracając jednak do procesu rejestracji, najważniejszym jego etapem jest utworzenie nowego dokumentu w postaci umowy spółki. Kluczowe aspekty dotyczące tego kroku również warto mieć już w tym momencie sprecyzowane. System jest intuicyjny i wypełnienie potrzebnych pól nie powinno sprawiać problemów, niemniej warto dokładnie czytać pojawiające się wskazówki. W pierwszej kolejności należy wprowadzić dane dotyczące wspólników, a także PKD tworzonej spółki, czyli w uproszczeniu ustalić przedmioty działalności tego podmiotu.
W dalszej kolejności wskazujemy informacje dotyczące udziałów i kapitału spółki. Aspekty te zależą już od indywidualnych potrzeb założyciela bądź założycieli.
Na każdym etapie, gdy jest to możliwe warto zapisywać dokonywane zmiany w systemie, a na koniec trzeba dokonać formalnego podpisania dokumentu wykorzystując wspominane wcześniej narzędzia – podpis kwalifikowany, bądź konto w ePUAP. W tym celu należy znaleźć się w zakładce dokumenty, wczytać go poprzez wybór dokumentu, a następnie w zakładce podpisy dodając jeszcze osobę podpisującą sfinalizować proces. Warto upewnić się, że wszystkie konieczne formalności zostały dopełnione, a gdy tak jest możemy już poprzez wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców potwierdzić dokonane czynności, na tym etapie załączamy wspominane wcześniej 3 dokumenty (oświadczenie i dwie listy adresów).
Ważnym i ostatnim etapem jest przesłanie utworzonego wniosku do właściwego miejscowo sądu (ze względu na siedzibę spółki, której wniosek dotyczy). Należy się upewnić czy dokumenty są podpisane przez wszystkie podmioty do tego zobowiązane, czy został poprawnie wybrany przedmiot przeważającej działalności spółki i czy przez przypadek nie wskazaliśmy że członek zarządu jest zawieszony (należy zaznaczyć, bądź nie, odpowiedni przycisk). Wraz z ostatecznym podpisaniem wniosku nie można zapomnieć o dokonaniu stosownej opłaty za wniosek.
Nadanie numeru NIP lub REGON
Istotną informacją jest to, że zawiadomienie o nadaniu numeru NIP lub REGON nie zostaje dostarczone w tradycyjnej formie, ich nadanie spółce odbywa się automatycznie, a informacja o tym znajduje się w formie powiadomienia w wykorzystywanym systemie S24.
Po dokonaniu rejestracji na zarządzie spółki ciążą obowiązki np. w postaci złożenia przez niego prawidłowo wypełnionej deklaracji PCC-3 do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki i wpłacenie odpowiedniej kwoty tego podatku z zachowaniem terminu 14 dni od dnia zawarcia umowy spółki.
Jest to jednak jedynie przykładowy obowiązek zarządu spółki, przepisy przewidują ich znacznie więcej, czego warto mieć świadomość. W razie pojawienia się pytań lub wątpliwości, zapraszamy do kontaktu.